Was sollten Sie zuerst automatisieren?

Listen Sie auf, was Zeit kostet

Fragen Sie jedes Team nach den drei Aufgaben, die es gern abgeben würde. Notieren Sie, wie oft sie anfallen und wie lange sie etwa dauern. Eine Stunde Nachfragen bringt eine bessere Liste als ein Monat Raten.

Vergeben Sie bis zu zehn Punkte

Geben Sie jeder Aufgabe bis zu zwei Punkte für jedes dieser Kriterien:

• Menge: Sie fällt täglich oder wöchentlich an.
• Klare Regeln: Eine neue Kraft könnte sie von einer schriftlichen Seite lernen.
• Beispiele: Sie können hundert echte Fälle zeigen.
• Erreichbare Daten: Die beteiligten Systeme lassen sich exportieren oder verbinden.
• Harmlose Fehler: Ein Fehler lässt sich abfangen, bevor er den Kunden erreicht.

Gute erste Projekte

Diese schneiden in den meisten Firmen gut ab:

• Bestellungen aus E-Mails ins ERP übernehmen.
• Lieferantenrechnungen lesen und mit Bestellungen abgleichen.
• Ein gemeinsames Postfach sortieren und Antworten entwerfen.
• Daten zwischen zwei Systemen übertragen, die nicht miteinander sprechen.

Was warten sollte

Manches eignet sich schlecht als erstes Projekt, so verlockend es auch ist:

• Aufgaben, die nur wenige Male im Jahr anfallen.
• Arbeit, deren Regeln nur eine Person im Kopf hat.
• Alles, wo ein Fehler teuer und schwer zu erkennen wäre.
• Prozesse, die sich ohnehin bald ändern.

Erst den Prozess klären, dann automatisieren

Wer einen verworrenen Prozess automatisiert, macht das Durcheinander nur schneller. Streichen Sie zuerst Schritte, die niemand braucht. Vielleicht schrumpft das Problem schon, bevor jemand etwas baut.

Halten Sie den ersten Meilenstein klein

Peilen Sie etwas an, das Sie in wenigen Wochen mit echter Arbeit testen können. Lassen Sie es zunächst neben dem manuellen Ablauf laufen und vergleichen Sie die Ergebnisse. Unser Sparrechner gibt einen groben Eindruck vom Nutzen, und unser Kostenratgeber erklärt, was den Preis bestimmt.