Cosa conviene automatizzare per primo?

Elenca ciò che porta via tempo

Chiedi a ogni team le tre attività che cederebbe volentieri. Segna quante volte capitano e quanto durano più o meno. Un’ora di domande vale più di un mese di ipotesi.

Dai un punteggio su dieci

Assegna a ogni attività fino a due punti per ciascuna voce:

• Volume: capita ogni giorno o ogni settimana.
• Regole chiare: un nuovo assunto potrebbe impararla da una pagina scritta.
• Esempi: puoi mostrare cento casi reali.
• Dati accessibili: i sistemi coinvolti esportano o si collegano.
• Errori innocui: uno sbaglio si può fermare prima che arrivi al cliente.

Buoni primi progetti

Questi di solito ottengono un buon punteggio:

• Inserire nell’ERP gli ordini ricevuti via email.
• Leggere le fatture fornitori e abbinarle agli ordini di acquisto.
• Ordinare una casella condivisa e preparare le risposte.
• Spostare dati tra due sistemi che non si parlano.

Cosa lasciare per dopo

Alcune cose vanno male come primo progetto, per quanto allettanti:

• Attività che capitano poche volte l’anno.
• Lavori le cui regole stanno nella testa di una sola persona.
• Qualsiasi cosa in cui un errore costa molto ed è difficile da vedere.
• Processi che stanno per cambiare comunque.

Sistema il processo prima di automatizzarlo

Automatizzare un processo confuso rende solo più veloce la confusione. Togli prima i passaggi inutili. Forse il problema si riduce ancora prima di costruire qualcosa.

Tieni piccola la prima fase

Punta a qualcosa che puoi provare con lavoro reale in poche settimane. All’inizio fallo girare accanto al processo manuale e confronta i risultati. Il nostro calcolatore dà un’idea del ritorno e la guida ai costi spiega cosa muove il prezzo.