GDPR e automazione AI: cosa chiarire prima di partire.
L’automazione sposta dati personali tra strumenti, spesso verso fornitori nuovi. Questa checklist riassume le domande da chiarire prima. Sono informazioni generali, non una consulenza legale: fai confermare al tuo consulente ciò che conta.
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Parti da una mappa dei dati
Prima di costruire, scrivi una riga per ogni passaggio:
- Quali dati personali tratta, come nomi, email o dettagli degli ordini.
- Quale strumento o fornitore li riceve.
- Dove quel fornitore li conserva e li tratta.
- Per quanto restano lì, compresi i log.
Controlla i fornitori
Quando un fornitore tratta dati personali per tuo conto, di norma è un responsabile del trattamento. L’articolo 28 del GDPR richiede un accordo scritto. I fornitori affermati offrono un accordo standard: chiedilo e conservane una copia.
Se i dati escono dall’UE o dal SEE serve una base valida per il trasferimento, come una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali standard. Chiedi a ogni fornitore su quale si basa.
Attenzione ai fornitori AI
I passaggi con l’AI meritano domande proprie:
- I tuoi dati vengono usati per addestrare i modelli, e puoi disattivarlo?
- Per quanto tempo il fornitore conserva ciò che invii?
- Puoi togliere i dettagli che al modello non servono prima dell’invio?
Una persona nelle decisioni serie
L’articolo 22 del GDPR limita le decisioni basate solo sul trattamento automatizzato quando hanno effetti giuridici o altrettanto significativi su una persona. Assunzioni, credito e risoluzione di contratti sono casi da trattare con cura.
La via semplice è lasciare che il sistema prepari e una persona decida. Per gli usi più rischiosi chiedi al consulente se serve una valutazione d’impatto.
Informa le persone e tieni tutto in ordine
Poche abitudini coprono molto:
- Aggiorna l’informativa privacy se il nuovo processo cambia l’uso dei dati.
- Fissa i tempi di conservazione di log e file.
- Limita gli accessi, con account aziendali e non personali.
- Verifica se l’AI Act europeo aggiunge obblighi, come dire alle persone che stanno trattando con un sistema AI.
Cosa chiedere allo specialista
Un buon specialista ti dà per iscritto la mappa dei dati, l’elenco dei fornitori e le impostazioni usate. Su Aphelore fanno parte dei documenti di consegna, insieme ad account ed export.
Domande
Installare tutto sui propri server risolve il GDPR?
Aiuta su dove stanno i dati, ma i tuoi doveri restano. Servono comunque base giuridica, regole di conservazione, sicurezza e un modo per rispondere alle richieste degli interessati.
Possiamo usare l’AI sulle email dei clienti?
Spesso sì, con la base giuridica, le condizioni del fornitore e l’informativa giuste. Dipende dal contenuto, quindi chiedi al consulente prima di iniziare.