Que faut-il automatiser en premier ?

Listez ce qui prend du temps

Demandez à chaque équipe les trois tâches qu’elle céderait volontiers. Notez leur fréquence et leur durée approximative. Une heure de questions donne une meilleure liste qu’un mois de suppositions.

Donnez une note sur dix

Accordez à chaque tâche jusqu’à deux points pour chacun de ces critères :

• Volume : elle revient chaque jour ou chaque semaine.
• Règles claires : une nouvelle recrue pourrait l’apprendre avec une page écrite.
• Exemples : vous pouvez montrer cent cas réels.
• Données accessibles : les systèmes concernés s’exportent ou se connectent.
• Erreurs sans gravité : une erreur peut être arrêtée avant d’atteindre le client.

De bons premiers projets

Ceux-ci obtiennent en général de bonnes notes :

• Saisir dans l’ERP les commandes reçues par e-mail.
• Lire les factures fournisseurs et les rapprocher des bons de commande.
• Trier une boîte partagée et préparer les réponses.
• Déplacer des données entre deux systèmes qui ne se parlent pas.

Ce qu’il vaut mieux garder pour plus tard

Certaines tâches font de mauvais premiers projets, même si elles tentent :

• Celles qui reviennent quelques fois par an.
• Celles dont les règles sont dans la tête d’une seule personne.
• Tout ce où une erreur serait coûteuse et difficile à repérer.
• Les processus qui vont bientôt changer de toute façon.

Réparez le processus avant de l’automatiser

Automatiser un processus confus ne fait qu’accélérer la confusion. Retirez d’abord les étapes inutiles. Le problème rétrécira peut-être avant même que quelqu’un construise quoi que ce soit.

Gardez une première étape modeste

Visez quelque chose que vous pouvez tester avec du vrai travail en quelques semaines. Faites-le d’abord tourner à côté du processus manuel et comparez les résultats. Notre calculateur donne une idée du retour, et notre guide des coûts explique ce qui fait varier le prix.