Un traitement des factures automatisé, avec la validation chez votre équipe.
Les factures fournisseurs arrivent sous toutes les formes, puis sont saisies, rapprochées et relancées à la main. Un spécialiste peut automatiser la routine et laisser les décisions à la comptabilité.
Ce que fait un système type
- Collecte les factures depuis l’e-mail, un portail ou votre prestataire de facture électroniqueAutomatisé
- Lit le fournisseur, les montants, la TVA et le numéro de commandeAutomatisé
- Rapproche chaque facture de sa commande et de sa livraisonAutomatisé
- Valide les écarts ou ce qui dépasse votre seuilUne personne
- Passe la facture validée dans votre comptabilitéAutomatisé
Où part vraiment le temps
La saisie n’est qu’une partie du travail. L’essentiel du retard vient des relances sur les commandes, les validations et les informations manquantes.
La comptabilité a besoin d’une trace claire. Un bon système enregistre ce qui a été lu, rapproché et validé, et par qui.
Les règles locales diffèrent. En Italie, par exemple, la plupart des factures arrivent en XML via le SdI, ce qui change le travail par rapport à la lecture de PDF.
Ce qui vous appartient à la fin
- Une trace de chaque étape pour votre comptable ou auditeur
- Des règles de validation modifiables par la comptabilité
- Une documentation écrite pour votre équipe, pas pour le spécialiste
- Tous les comptes, clés et fichiers de workflows à votre nom
- Une garantie de 60 jours sur le périmètre convenu
Questions
Cela remplace-t-il notre comptable ?
Non. Cela supprime la ressaisie et les relances. Votre comptable et votre équipe restent responsables des validations et du traitement fiscal.
Nos données financières sont-elles en sécurité avec un freelance ?
Les spécialistes travaillent sur des comptes qui vous appartiennent, vous contrôlez donc les accès. S’il y a des données personnelles, prévoyez aussi un accord de traitement des données.
Quelle différence avec un logiciel de factures ?
Un logiciel peut être la bonne réponse, et un bon spécialiste vous le dira. L’automatisation sur mesure convient quand votre processus ne rentre pas dans un produit standard.
Prêt à régler ça ?
Dites-nous ce qu’il vous faut. Une personne le lira et proposera jusqu’à trois spécialistes vérifiés.