Die Checkliste zur Übergabe einer Automatisierung.
Automatisierungsprojekte scheitern am häufigsten, nachdem sie gelungen sind. Das System läuft, der Spezialist zieht weiter, und niemand kann es anfassen. Diese Checkliste verhindert das.
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Warum die Übergabe schiefgeht
Sie wird meist auf den letzten Tag verschoben, wenn das Budget weg ist. Die Lösung ist einfach: Vereinbaren Sie vor dem Start, was Übergabe bedeutet, und knüpfen Sie die letzte Zahlung daran. Bei jedem Projekt auf unserer Plattform kann ein Meilenstein erst als geliefert gelten, wenn diese Punkte bestätigt sind.
1. Die Konten gehören Ihnen
Jedes Tool sollte in einem Konto Ihres Unternehmens liegen und von Ihnen bezahlt werden. Das gilt für Automatisierungsplattform, Hosting, KI-Anbieter und verbundene Dienste. Braucht der Spezialist Zugriff, laden Sie ihn ein und entfernen ihn am Ende wieder.
2. Die Schlüssel sind übertragen
Listen Sie alle API-Schlüssel und Zugangsdaten des Systems auf. Neue Schlüssel sollten in Ihren Konten entstehen, und persönlich erstellte sollten ersetzt werden. Prüfen Sie dann, dass sich der Spezialist nicht mehr anmelden kann.
3. Es gibt Dokumentation
Sie brauchen keinen Roman, sondern ein bis zwei Seiten für die nächste Person, mit:
- Was das System tut und was nicht
- Womit jeder Teil verbunden ist
- Woran man merkt, dass es nicht mehr läuft
- Was dann als Erstes zu tun ist
- Wie man die üblichen Regeln ändert
4. Sie haben die Workflow-Exporte
Holen Sie sich die echten Arbeitsdateien, etwa n8n-Workflows, Make-Blueprints oder ein Code-Repository. Legen Sie sie dort ab, wo Sie die Kontrolle haben. Verschwindet die Plattform oder wechseln Sie den Spezialisten, können Sie damit neu aufbauen.
5. Jemand anderes könnte übernehmen
Das ist der echte Test. Bitten Sie einen Kollegen oder anderen Spezialisten, die Dokumentation zu lesen und das System zu erklären. Noch besser: eine kleine Änderung vorzunehmen. Gelingt das nicht, ist die Übergabe nicht fertig.
Nach der Übergabe
Benennen Sie eine verantwortliche Person im Unternehmen. Vereinbaren Sie eine Gewährleistungsfrist. Entscheiden Sie, ob Sie Wartung brauchen, und prüfen Sie die Dokumentation bei jeder Prozessänderung.
Fragen
Was, wenn ein früherer Freelancer noch unsere Konten hält?
Bitten Sie ihn schriftlich um die Übertragung, solange das Verhältnis gut ist. Geht das nicht, planen Sie einen Neuaufbau in Konten, die Ihnen gehören.
Brauchen wir Quellcode bei einem No-Code-Tool?
Sie brauchen das Gegenstück: exportierte Workflows und Blueprints. Ohne sie existiert Ihr System nur im Konto eines anderen.